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Digitale Tools, HR-Arbeit zwischen Home Office, Datenschutz und effizienter IT

Im  Mai ist nicht nur „alles neu“, sondern auch digital. Am 3. Mai hatten wir den Weltpassworttag und am 25. Mai werden wir uns mit den Ergebnissen der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) genauer beschäftigen, denn diese trat vor zwei Jahren in Kraft.

Mittendrin organisieren wir den Berufsalltag mittlerweile zwischen Büro und Home Office. Was hat sich hier verändert und worauf sollten Arbeitnehmer, Unternehmen und HR-Verantwortliche achten?

Laut StepStone-Umfrage zum Status Quo der Arbeitssituation der Arbeitnehmer ist der Einsatz von digitalen Tools zwischen Home Office und Unternehmen eher positiv bewertet.

88 Prozent der Befragten betrachten es inzwischen als positiven Nebeneffekt der Corona-Krise, dass sie inzwischen viele unterschiedliche digitale Tools und Instrumente nutzen oder sogar breit einsetzen. Acht von zehn Befragten stellen fest, dass sie innerhalb ihrer Teams aktuell genauso zuverlässig zusammenzuarbeiten wie vor der Krise. Ebensoviele haben mit ihren Kollegen inzwischen eine digitale Meeting-Struktur etabliert. 70 Prozent sind überrascht davon, wie gut die Zusammenarbeit im Home Office tatsächlich funktioniert. Dazu gehört auch die Etablierung einer digitalen Meetingkultur. Für die Studie „Arbeit in der Corona-Krise“ wurden am 27. und 28. April Arbeitnehmer in Deutschland befragt. An der jüngsten Umfrage nahmen rund 7.000 Arbeitnehmer teil, darunter etwa 1.000 Führungskräfte. Infos zur Umfrage hier.

Zeiterfassung im Homeoffice?

Das ist kein leichtes Unterfangen in Zeiten von KUG (Kurzarbeitergeld) aber für die lückenlose Dokumentation notwendig. Berechnungshilfen und digitale mobile Erfassungssysteme auch von zu Hause aus stehen zur Verfügung und werden mit Hinblick auf die besondere Situation in Corona Zeiten kontinuierlich erweitert. Auch hier können natürlich Apps eingesetzt werden. Allerdings muss die HR-abteilung und Geschäftsführung auf die Regelungen der individuellen Datenerfassung und Datenschutzvorgaben im Besonderen achten. Wie die Kurzarbeitszeiten der Mitarbeiter individuell zu erfassen, zu übertragen und zu dokumentieren sind – im speziellen für die Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten – und welche  praktischen Erfahrungen von Unternehmen seit April 2020 gemacht wurden, das  ist im Interview Kurzarbeit im Lofino Magazin zu finden. Interessant für HR und Controlling ist, dass hier auch relevante steuerfreie Zuschüsse berücksichtigt werden, die für die Arbeitnehmer eine Erhöhung des KUG-Bezuges bedeuten. Auch hier – in ehemals klassischen Bereichen der Zeiterfassung – bewegen wir uns also beschleunigt in einem Transformationsprozess von Steuerregelungen, Sozialversicherungen und HR-Prozessen von den analogen zu vereinheitlichten, digitalen Systemen.

Kommunikation mit und ohne Regelwerk?

Viele Firmen konnten ihre interne IT-Struktur schnell auf den Homeoffice Bereich erweitern, Team-Meetings und Datenaustausch, Compliance und Arbeitsschutzregeln organisieren und kommunzieren. Begleitend dazu werden pragmatische Lösungen eingesetzt. Zu den alternativen Kommunikationsoptionen gehören aber auch Anwendungen wie Zoom, Messengerdienste wie WhatsApp, verschiedene Chat- und Nachrichtenkanäle oder Collaboration Tools wie Microsoft Teams. Gerade bei Zoom und WhatsApp  gibt es Vorbehalte und konkrete Aussagen wie diese, dass zum Beispiel Bundesbehörden kein WhatsApp nutzen sollten und bei Zoom in der internen Firmenstruktur und -kommunikation sichergestellt sein  muss, das vor unberechtigtem Zugriff geschützt sein muss. Hier gab es in den vergangenen Wochen zahlreiche Schlagzeilen und neue Vorgaben, Im Hinblick auf die Sicherheit bei den digitalen Tools sollten Experten und Fachinstanzen eingebunden werden und Orientierungshilfen genutzt werden. So hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) eine umfängliche Broschüre zur Einrichtung und Nutzung von Videokonferenzsystemen veröffentlicht. Die Broschüre richtet sich an Entscheider, Planer, Beschaffer, Betreiber, Administratoren, Auditoren und auch Endnutzer, die über Videokonferenz Inhalte beziehungsweise Informationen mit normalem und erhöhtem Schutzbedarf austauschen. Infos im Datenschutzblog. Checklisten zum Einsatz von Onlinelernplattformen mit Fokus auf IT-Sicherheit und Datenschutz sollten ebenfalls genutzt werden.

Terminhinweis: Ende Mai wird es ein Fachinterview der Corporate Health Initiative zur „Herausforderung DSGVO 2020“ geben.