Digitale Tools, HR-Arbeit zwischen Home Office, Datenschutz und effizienter IT

Im  Mai ist nicht nur „alles neu“, sondern auch digital. Am 3. Mai hatten wir den Weltpassworttag und am 25. Mai werden wir uns mit den Ergebnissen der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) genauer beschäftigen, denn diese trat vor zwei Jahren in Kraft.

Mittendrin organisieren wir den Berufsalltag mittlerweile zwischen Büro und Home Office. Was hat sich hier verändert und worauf sollten Arbeitnehmer, Unternehmen und HR-Verantwortliche achten?

Laut StepStone-Umfrage zum Status Quo der Arbeitssituation der Arbeitnehmer ist der Einsatz von digitalen Tools zwischen Home Office und Unternehmen eher positiv bewertet.

88 Prozent der Befragten betrachten es inzwischen als positiven Nebeneffekt der Corona-Krise, dass sie inzwischen viele unterschiedliche digitale Tools und Instrumente nutzen oder sogar breit einsetzen. Acht von zehn Befragten stellen fest, dass sie innerhalb ihrer Teams aktuell genauso zuverlässig zusammenzuarbeiten wie vor der Krise. Ebensoviele haben mit ihren Kollegen inzwischen eine digitale Meeting-Struktur etabliert. 70 Prozent sind überrascht davon, wie gut die Zusammenarbeit im Home Office tatsächlich funktioniert. Dazu gehört auch die Etablierung einer digitalen Meetingkultur. Für die Studie „Arbeit in der Corona-Krise“ wurden am 27. und 28. April Arbeitnehmer in Deutschland befragt. An der jüngsten Umfrage nahmen rund 7.000 Arbeitnehmer teil, darunter etwa 1.000 Führungskräfte. Infos zur Umfrage hier.

Zeiterfassung im Homeoffice?

Das ist kein leichtes Unterfangen in Zeiten von KUG (Kurzarbeitergeld) aber für die lückenlose Dokumentation notwendig. Berechnungshilfen und digitale mobile Erfassungssysteme auch von zu Hause aus stehen zur Verfügung und werden mit Hinblick auf die besondere Situation in Corona Zeiten kontinuierlich erweitert. Auch hier können natürlich Apps eingesetzt werden. Allerdings muss die HR-abteilung und Geschäftsführung auf die Regelungen der individuellen Datenerfassung und Datenschutzvorgaben im Besonderen achten. Wie die Kurzarbeitszeiten der Mitarbeiter individuell zu erfassen, zu übertragen und zu dokumentieren sind – im speziellen für die Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten – und welche  praktischen Erfahrungen von Unternehmen seit April 2020 gemacht wurden, das  ist im Interview Kurzarbeit im Lofino Magazin zu finden. Interessant für HR und Controlling ist, dass hier auch relevante steuerfreie Zuschüsse berücksichtigt werden, die für die Arbeitnehmer eine Erhöhung des KUG-Bezuges bedeuten. Auch hier – in ehemals klassischen Bereichen der Zeiterfassung – bewegen wir uns also beschleunigt in einem Transformationsprozess von Steuerregelungen, Sozialversicherungen und HR-Prozessen von den analogen zu vereinheitlichten, digitalen Systemen.

Kommunikation mit und ohne Regelwerk?

Viele Firmen konnten ihre interne IT-Struktur schnell auf den Homeoffice Bereich erweitern, Team-Meetings und Datenaustausch, Compliance und Arbeitsschutzregeln organisieren und kommunzieren. Begleitend dazu werden pragmatische Lösungen eingesetzt. Zu den alternativen Kommunikationsoptionen gehören aber auch Anwendungen wie Zoom, Messengerdienste wie WhatsApp, verschiedene Chat- und Nachrichtenkanäle oder Collaboration Tools wie Microsoft Teams. Gerade bei Zoom und WhatsApp  gibt es Vorbehalte und konkrete Aussagen wie diese, dass zum Beispiel Bundesbehörden kein WhatsApp nutzen sollten und bei Zoom in der internen Firmenstruktur und -kommunikation sichergestellt sein  muss, das vor unberechtigtem Zugriff geschützt sein muss. Hier gab es in den vergangenen Wochen zahlreiche Schlagzeilen und neue Vorgaben, Im Hinblick auf die Sicherheit bei den digitalen Tools sollten Experten und Fachinstanzen eingebunden werden und Orientierungshilfen genutzt werden. So hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) eine umfängliche Broschüre zur Einrichtung und Nutzung von Videokonferenzsystemen veröffentlicht. Die Broschüre richtet sich an Entscheider, Planer, Beschaffer, Betreiber, Administratoren, Auditoren und auch Endnutzer, die über Videokonferenz Inhalte beziehungsweise Informationen mit normalem und erhöhtem Schutzbedarf austauschen. Infos im Datenschutzblog. Checklisten zum Einsatz von Onlinelernplattformen mit Fokus auf IT-Sicherheit und Datenschutz sollten ebenfalls genutzt werden.

Terminhinweis: Ende Mai wird es ein Fachinterview der Corporate Health Initiative zur „Herausforderung DSGVO 2020“ geben.

Rückblick zum Thementag Corporate Health

Corporate Health im Fokus – am letzten Tag der Frühjahresonlinekonferenz Anfang Mai 2020 konnten die Teilnehmer des Thementages interessante Eindrücke und Hinweise aus Wissenschaft und Praxis für ihre Branchen mitnehmen.

Wie kann die unsichtbare Qualität von Organisationen mit Kennzahlen sichtbar gemacht werden? Einen spannenden Einblick lieferte den Teilnehmern die Keynote von Prof. Dr. Bernhard Badura ( Fakultät für Gesundheitswissenschaften der Universität Bielefeld, Mitglied des Expertenbeirats des Corporate Health Awards und der Corporate Health Initiative).  Am Modell vergleichbarer Unternehmen und Versorgungseinrichtungen mit ähnlicher Personalstruktur, aber unterschiedlichen Auslastungsquoten  bzw. hohen AU-Werten wird sehr schnell deutlich, dass herkömmliche betriebswirtschaftliche Kennzahlen im Branchenvergleich an ihre Grenzen stoßen.

 

Von Kennzahlen, Wissenschaftsdebatten und Forderungen nach Vergleichsanalysen

Die Planung und Steuerung von Unternehmen mit nichtfinanziellen Kennzahlen im Betrieblichen Gesundheitsmanagement gewinnt zunehmend an Relevanz; Stakeholder und Investoren erwarten mittlerweile einen fundierten Über- und Ausblick zur Ausrichtung von Firmen hinsichtlich der Umweltaspekte, sozialer Nachhaltigkeit und Unternehmensführung. Auch die Kapitalbeschaffung im Unternehmen geht einher mit einer guten Informationspolitik und Transparenz in Nachhaltigkeitsfragen.  Das Betriebliche Gesundheitsmanagement dient der Ermittlung des Gesundheitszustandes der Mitglieder einer Organisation, es ist Grundlage für den kontinuierlichen Schutz und Verbesserung des Systems. Das Betriebliche Gesundheitsmanagement ist dabei als lernendes System zu verstehen. Relevante Kennzahlen zur Steuerung des BGM müssen kontinuierlich erhoben werden, es geht aber darum, die Treiber, Frühindikatoren und Spätindikatoren detailliert zu analysieren.

Ausführliche Informationen zu Vergleichsmodellen, Branchenindikatoren und das aktuelle Whitepaper mit Checklisten für das Unternehmensreporting können angefragt werden unter » info@ch-initiative.de.

 

Fazit des Tages:

  • Den Herausforderungen der Mensch-Maschine-Schnittstelle folgen die Herausforderungen der Mensch-Mensch-Interaktion.
  • Kennziffern der Qualität von Organisationsentwicklung und sozialer Nachhaltigkeit gewinnen mehr denn je an Bedeutung für den Unternehmensreport.
  • Gesunde Führung hat viele Aspekte, aber wertschätzendes Verhalten und wertschätzende Kommunikation sollten zum selbstverständlichen Tagesritual werden.
  • Kernaussagen, mit denen sich Führungskräfte auseinanderzusetzen haben, lauten: Mitarbeiterentwicklung statt Mitarbeiterbewertung ist gefragt. New Work bedeutet: an die Stelle von Führung durch Kontrolle tritt die Führung durch Unterstützung und Inspiration.

 

 

BGM in Corona Zeiten

Zielführend und mit wichtigen Anregungen für alle Gesundheits- und HR-Verantwortlichen beim Planungsprozess für den Übergang vom „Lockdown“ in den Normalbetrieb waren die Erfahrungsberichte vom TÜV Rheinland. Für viele Unternehmen geht es darum, sehr zeitnah aus der jetzigen reduzierten Form wieder in den Normalbetrieb zu starten. Alle betrieblichen Gremien und Strukturen sollten sich hier gemeinsam zur Vorbereitung auf den Normalbetrieb aufstellen und ihre Informationen und Kompetenzen teilen. Bewährt hat sich hier die Bildung eines Steuerkreises, der gemeinsam die interdisziplinären Maßnahmen zum Desinfektionsschutz plant. Aktuell geht es darum, in allen Bereichen die SARS-CoV-2-Arbeitschutzstandards umzusetzen, zu kommunizieren und zu kontrollieren. Es geht auch darum, die Chancen zu nutzen, die die enge Verzahnung von Geschäftsführung, Betriebsrat, HR und verschiedenen Gesundheits- und Arbeitsschutz-Fachbereichen mit sich bringt.  Die Fragen und Unsicherheiten von Mitarbeitern müssen entsprechend bedacht werden. In der jetzigen Phase gilt mehr denn je: Abstand halten ist wichtig, in Kontakt mit dem Mitarbeiter sein ist es aber ebenso.

Neues Hilfspaket zum Corporate Health Management für die DACH-Region ab 1. Mai 2020

Handelsblatt und EUPD Research erweitern die Unterstützungsmaßnahmen während und nach der Krisenzeit für zukunftsfähige Organisationen

 

Bonn, 30. April 2020: Nie war für Unternehmen die interne Kommunikation und die Zusammenarbeit einzelner betrieblicher Entscheider wichtiger als in dieser Zeit. Schon reden wir von der „Neuen Nähe“, denn die Interaktion zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitern ist tatsächlich persönlicher geworden und setzt auf Lösungsorientierung. Vieles spricht dafür, dass etablierte Prozesse neu aufgesetzt und justiert werden, so auch bei der Gesunderhaltung und Motivation der Belegschaft sowie im daraus resultierenden Erhalt der Wirtschaftlichkeit der gesamten Organisation. Gesundheitsfragen und darauf aufbauende Managemententscheidungen wurden zu Themen höchster Priorität.

Orientierung und Hilfestellung sind also wichtige Bestandteile zum Aufsetzen neuer Prozesse oder Weiterentwicklung erfolgreicher Formate – ebenso die strategische Ausrichtung für die Zeit nach der Krise. Wer es heute verpasst sich aufzustellen, wird nicht nur während sondern auch und gerade nach der Krise die Folgen im Personalmanagement und der Unternehmenskultur zu spüren bekommen. Die Initiatoren EUPD Research und die Handelsblatt Media Group haben sich in Zusammenarbeit mit Vertretern aus Wirtschaft, Politik und Wissenschaft für die Etablierung eines Hilfspakets in der Corporate Health Initiative entschieden. Ab 1. Mai stehen die neue Mitgliedschaft sowie deren Leistungen allen Arbeitgebern aus der DACH-Region zur Verfügung. Diese bietet analytische, strategische und maßnahmenorientierte Hilfestellung während und nach der herausfordernden Corona-Pandemie. Ziel der Arbeitgeber ist es, sich trotz Kurzarbeit und weitreichenden Einschränkungen rechtzeitig gemäß Branchenstandard im Gesundheitsmanagement auszurichten, um die wichtigste Ressource Mitarbeiter sowie die damit verbundene Wirtschaftlichkeit zu erhalten.

Mit der Initiative erhalten die Mitgliedsfirmen hochwertige Analyse- und Entwicklungstools, die Gesundheitsmanagement, Controlling, Geschäftsführung, Personalmanagement und Kommunikationsabteilung bei der Bewältigung der internen und externen Herausforderungen unterstützen sowie die Positionierung in der eigenen Branche aufzeigen und bei der Sicherung ihrer Arbeitgebermarke helfen.

Wo stehen wir mit unserem Engagement im Corporate Health Management? Wie stelle ich mein Gesundheitsmanagement auf und wie kann ich gemeinsam mit der Geschäftsführung Prioritäten setzen? Welche Kennzahlen müssen erhoben werden? Wie und mit welchen Botschaften erreiche ich meine Mitarbeiter? Welche Maßnahmen sind aktuell und in Zukunft im Branchenvergleich sinnvoll? Wie erreiche ich mit möglichst wenig Mitteln den größtmöglichen Wirkungsgrad? Welche neuen Digitalisierungsprozesse können wir dauerhaft übernehmen?

Gerade im Hinblick auf Vorbilder geht es auch darum zu schauen, was für das Management heute und in Zukunft gut funktioniert. Derzeit sollte klar sein, dass es wichtig ist, den Überblick zu behalten und sich mit dem Monitoring der aktuellen Phase zu beschäftigen, um anschließend die vielen guten Dinge, die in der Krise plötzlich möglich sind, in den Alltag mitzunehmen. Die Maßnahmen für morgen entstehen heute.

In der Initiative arbeiten Experten, Wissenschaftler, Unternehmen, Krankenkassen, Bildungs- und Gesundheitseinrichtungen sowie Verbände Hand in Hand. Gemeinsam wird das zugrundeliegende Qualitätsmodell (Corporate Health Evaluation Standard/CHES-Modell) stetig weiterentwickelt. Das CHES-Modell bildet seit 2009 gleichzeitig die Kriterien für die Verleihung der jährlichen Corporate Health Awards. Die aus den Datenerhebungen gewonnenen Lernkurven werden den Mitgliedern der Initiative in Form der Trendstudie „Corporate Health Management in Deutschland“ zur Verfügung gestellt und mittels Analyse-Tools für die jeweilige Organisation und Branche spezifiziert. Ziel ist die zeit- und kosteneffiziente Planung und Umsetzung der Strategie und Struktur sowie der konkreten Maßnahmen. Dieses Vorhaben bedarf einer gezielten Betrachtung der Anforderungen einzelner Arbeitgebergruppen in den jeweiligen Branchen.

Aktion: Mitgliedschaft

Für die Mitgliedsunternehmen stellt die Initiative ab sofort folgende Tools und Leistungen zur Verfügung: feste Ansprechpartner in der Status-Quo-Analyse inkl. Branchenbenchmark sowie der darauffolgenden Handlungsempfehlungen, direkte Begleitung in Qualifizierungsprozessen, Login-Bereich für Mitglieder mit Wissenselementen und Aktionen, Nutzung des Handelsblatt Digitalpasses, Trendstudie „Corporate Health Management in Deutschland“, Weiterbildungen, Kennzahlensysteme und vieles mehr. Informationen unter ch-initiative.de

Den Überblick behalten – Informationen zu Branchenentwicklungen in der Infothek

Wer sich regelmäßig zu aktuellen Terminen, Trends im Arbeitsmarkt, Branchenvergleichen und wissenschaftlichen sowie praxisorientierten Statements zum Thema Corporate Health und Digitalisierung informieren möchte, kann sich auf der Webseite der Initiative registrieren und sich auf seine eigene „Road to Excellence“ begeben.

Mehr Informationen unter www.ch-initiative.de

Pressekontakt, Experten- und Interviewanfragen: presse@ch-initiative.de. Tel. +49-30-201 88 565

28. April – Welttag für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

Am heutigen 28. April findet der weltweite Aktionstag für Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz statt. Der Aktionstag wurde 1984 von der internationalen Arbeiterorganisation (International Labour Organisation ILO) ILO, einer Sonderorganisation der Vereinten Nationen, ins Leben gerufen. Der diesjährige Aktionstag steht im Zeichen des Umgangs mit Pandemien. Immer mehr Arbeitnehmer kommen zurück an ihren Arbeitsplatz, erste Lockerungen greifen und der Präventionsaspekt steht für alle Beteiligten besonders im Vordergrund. So wurde am 16. April vom Bundesarbeitsministerium gemeinsam mit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung der Arbeitsschutzstandard COVID 19 vorgestellt. Der » Standard formuliert konkrete Anforderungen an den Arbeitsschutz in Zeiten der Corona-Krise.

Die zuständigen Behörden, Kassen und Versicherungen haben für die Unternehmen einen Überblick zu wichtigen Vorgaben, Regelungen und Checklisten erstellt.

Hinweise zu den allgemeinen Schutzmaßnahmen und Masken

Hier finden Sie weitere » Infos bei der DGUV. 

Die DGUV hat in ihrer » Publikation zu Coronavirus SARS-CoV-2-Verdachts- und Erkrankungsfällen im Betrieb neben allgemeinen Schutzmaßnahmen zahlreiche weitere Empfehlungen veröffentlicht.

Weitere Branchenempfehlungen und Publikationen für verschiedene Branchen

Speziell für den Bereich der Hochschulen, Schulen und Kitas und der Einsatzkräfte, aber auch für gesonderte Branchen wie Handel, Handwerk, Baugewerbe oder Logistik gibt es zusätzliche Publikationen.

Empfehlungen für Hochschulen und Forschungseinrichtungen

Hier geht es zu den » branchenbezogenen Sonderseiten der Berufsgenossenschaften, Unfallkassen und der SVLFG (Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau).

Checklisten und Planungsleitfaden

Eine Hilfestellung zur Pandemieplanung gibt das Faltblatt » „10 Tipps zur betrieblichen Pandemieplanung“.

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin informiert auf zahlreiche Fragen bezüglich bestimmter Berufsgruppen

» Antworten auf häufig gestellte Fragen zu beruflichen Tätigkeiten mit SARS-CoV-2

Zum Umgang mit Prüfpflichten gibt es » aktuelle Regelungen.

 

Neue Broschüre für Führungskräfte

Das Thema Arbeitsschutz betrifft ebenfalls die Führungskräfte, die hier besondere Verantwortung tragen. An sie richtet sich  die neue Broschüre »  „Führen in Zeiten der Pandemie?“, welche im Rahmen der Präventionskampagne kommmitmensch der Berufsgenossenschaften und Unfallkassen aktuell erschienen ist.

Zahl der Woche

Erste Lockerungen in Sicht, staatliche Unterstützungen greifen, die Kommunikation in Tbit/s. Welche Zahlen uns in dieser Woche begleitet haben, soll hier kurz aufgezeigt werden.

Internet Traffic

Die Wichtigkeit einer funktionierenden Internetinfrastruktur und Investitionen in den Breitbandausbau zweifelt niemand mehr an: der steigende Datenverkehr in den letzten Wochen durch zusätzliche Kommunikationskanäle und quantitative Nutzung des Netzes (Cloud, Datentransfer, Video- und virtuelle Meetings plus Social Media Verstärkung) sowie digitaler Weiterbildung in B2B, Schule und Lehre spricht für sich. Nun rechnen wir also in Terabit pro Sekunde.

Was bedeutet das konkret für den wichtigsten Verkehrsknoten in Deutschland? Schon im März wurden am Internetknoten DE-CIX in Frankfurt am Main neue Spitzenwerte beim Datendurchsatz gemessen, Tendenz steigend. Das Datenvolumen von 9,1 Terabit pro Sekunde – das ergibt im Vergleich wieviel? Die folgende Grafik klärt auf:

Bildrechte: DeCIX

Das Volumen der deutschen Finanzhilfen entspricht 60 Prozent der Wirtschaftsleistung des vergangenen Jahres. Bund und Länder mobilisieren hier sehr viel mehr Mittel als andere Staaten. Der deutsche Schutzschirm setzt sich aus 236 Milliarden Euro Soforthilfen, 500 Milliarden Euro Stundungen von Steuern und Abgaben sowie 1.322 Milliarden Euro sonstigen Finanzhilfen und -Garantien (u.a. Kreditgarantien der KfW in Höhe von 811 Milliarden Euro) zusammen.

Vorgezogener Verlustvortrag und Steuererleichterungen für Unternehmen

Von der Corona-Krise betroffene Unternehmen sollen ihre 2020 anfallenden Verluste bereits im laufenden Jahr mit Gewinnen aus 2019 verrechnen können. Auf diesen Schritt, der die Betriebe um rund 4,5 Milliarden Euro entlasten kann, haben sich am Mittwoch Bundesfinanzminister und die Finanzministerien der Länder geeinigt. Für den vorgezogenen Verlustrücktrag hatte sich der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) stark gemacht.

Die Details regelt der gemeinsame Bund-Länder-Erlass. Der vorgezogene Verlustrücktrag sei ein „gutes Signal für die betriebliche Liquidität“, so die DIHK. Unternehmen können demnach in diesem Jahr absehbare Verluste mit bis zu 15 Prozent ihres früheren Jahresgewinns verrechnen. Damit könnten sie schon 2020 eine Rückerstattung von Finanzamt erhalten, die sonst erst im Frühjahr 2021 möglich gewesen wäre.

Weitere Übersichten zu steuerfreien Leistungen für Arbeitnehmer, Fristverlängerungen und Steuererleichterungen hier

 

Lockerungen in Sicht?

Seit dem 20.4. gibt es erste Lockerungen für Firmen und Handel. Nun wollen die Wirtschaftsministerien in Baden-Württemberg, Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen weitere und vor allem einheitliche Lockerungen der Vorgaben durchsetzen.

Personalpolitik in der Corona-Phase

Die aktuelle Umfrage des Institutes für Beschäftigung und Employability IBE an der Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft Ludwigshafen hat es auf den Punkt gebracht: Die derzeitige Ausnahmesituation erzeugt definitiv „Rückenwind für virtuelle Zusammenarbeit, mobile Arbeit, agile Organisationsformen und New Work“. Die Digitalisierung der Prozesse im Unternehmen bekommt eine Dynamik, die alle herausfordert.

Bei der Studie wurden bis zum 30. März insgesamt 400 TeilnehmerInnen (Geschäftsführungen, Führungskräfte, Betriebsräte und HR-Verantwortliche sowie Expertinnen und Experten) um ihre Einschätzung bezüglich der folgenden Themenblöcke gebeten

Im Teil 1 ging es um die personalwirtschaftlichen und organisatorischen Maßnahmen. Dazu zählen unter anderem die staatlichen Hilfen, betriebliche Unterstützungsleistungen für die Beschäftigten, Arbeitsorte und Arbeitszeitmodelle, Planung des Personalbestands sowie Führung und Kommunikation.

Der zweite Teil beschäftigt sich mit den Ängsten als Folge der Corona-Krise sowie den Chancen, die aus der Corona-Situation entstehen können.

Wichtige Aspekte

Die sogenannte Caring Company ist gefragt, Mitarbeiter messen ihre Organisation sehr stark am Faktor Kommunikation, Information und Betreuung. Die Befragung zeigt klar, dass das viele Firmen dies schnell erkannt haben und umsetzen. So sind 98,8 Prozent der Befragten umfassende Maßnahmen zur Unterstützung der Beschäftigten wichtig. 83,3 Prozent der Befragten halten flexible Arbeitszeitmodelle für relevant. Hier findet sich auch die Erkenntnis, dass aus dem „Sonderstatus Home-Office“ in kürzester Zeit eine Arbeitsform für alle geworden ist.

Bei der Rolle der Führungskräfte geht es um den Spagat zwischen Management, Leadership und größtmöglicher Empathie. „Besonnen durch die Krise navigieren und gleichzeitig eine hohe Empathie für die Sorgen der Beschäftigten haben, kombiniert mit einer offenen, umfassenden und ehrlichen Information und Kommunikation“, so die Einschätzung des IBE.

Fazit: Nicht nur Menschen rücken in Krisenzeiten zusammen, sondern auch Unternehmen. Die Umfrageergebnisse machen schnell klar, wie sehr allen bewusst ist, dass die derzeitige außer-gewöhnliche Situation mit den verschiedenen Szenarien nicht alleine zu bewältigen ist. Die hohen Zustimmungswerte im Zusammenhang mit strategischen Partnerschaften und Allianzen zeigen dies sehr deutlich.

 

» Die Umfrage im Überblick

Nachgefragt bei Prof. Dr. Jutta Rump, Professorin für Allgemeine Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Internationales Personalmanagement und Organisationsentwicklung an der Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft Ludwigshafen und Direktorin des Instituts für Beschäftigung und Employability in Ludwigshafen IBE:

 

Frau Prof. Rump, welche Ergebnisse der Studie haben Sie überrascht?

Prof. Dr. Jutta Rump: Das mögliche Ausmaß der physischen und psychischen Konsequenzen innerhalb der Gesellschaft und innerhalb des Unternehmens scheint für viele Befragte somit (immer noch) wenig greifbar und vorhersehbar zu sein, während die Folgen für die eigene wirtschaftliche Situation sehr offensichtlich und akut sind. Die Akzeptanz der politischen Entscheidungen und damit verbundenen Einschränkungen ist dennoch sehr hoch.

 

Sind wir quasi auf Knopfdruck zur Digitalen Organisation geworden, in der die Personalabteilung sich ganz neu definiert?

Prof. Dr. Jutta Rump: Wir sind per Knopfdruck zur digitalen Organisation geworden. Das gilt auch für die Personalabteilung als Organisationseinheit innerhalb eines Unternehmens / einer Institution. Viele Beschäftigte arbeiten im Home-Office, kommunizieren und kooperieren mittels virtueller Plattformen. Arbeitsorganisation, Führung, Kommunikation und Zusammenarbeit haben sich quasi über Nacht verändert. Was die Aufgaben der Personalabteilung betrifft, so haben sich einige verändert, einige sind gleichgeblieben, neue Tätigkeiten sind hinzugekommen. Von einer Neudefinition kann hier allerdings nicht die Rede sein.

 

Haben wir es mit einer neuen Form von interdisziplinärem Management zu tun?

Prof. Dr. Jutta Rump: Dessen bin ich mir nicht so sicher. Einerseits beobachten wir im Moment auf der Ebene des operativen und mittleren Managements eine partizipative und sogar delegative Führung, was angesichts von Home-Office sowie der Virtualisierung von Kommunikation und Kooperation nicht verwunderlich ist. Andererseits sind auf der oberen Managementebene eine zunehmende Zentralisierung und Fokussierung auf einen eher kleinen Kreis von Führungskräften, die dann in ihrem Zirkel Entscheidungen treffen, festzustellen. Damit entwickeln sich zwei Führungswelten mit zwei unterschiedlichen Logiken.

 

Vielen Dank für das Gespräch.

Vorschau auf den 8. Mai:
HR und Corporate Health –
neue Denkansätze und Whitepaper

In den nächsten Wochen starten zahlreiche neue Digitalformate, die von der Corporate Health Initiative begleitet und initiiert werden.

Der Austausch, das Lernen von Anderen und die Vernetzung über Dialogformate waren schon immer ein wichtiger Aspekt für Unternehmensentscheider – in der aktuellen Situation wurden diese jedoch relevanter als je zuvor.

Im Rahmen der jährlichen Frühjahrs Online Fokus Konferenz, die sich mit ihren Themen an HR-Fachexperten, Team- und Firmenleitung richtet, wird es in diesem Jahr zum ersten Mal den Thementag Corporate Health geben. Die Keynote am 8. Mai 2020 wird von Prof. Dr. Bernhard Badura, Mitglied des Expertenbeirats des Corporate Health Awards sowie Unterstützer der Corporate Health Initiative, gehalten.

Unter anderem werden neue Forschungsergebnisse und Auszüge aus dem neuen Whitepaper von dem Fachbereich BGM der Universität Bielefeld und der EUPD Research im Rahmen der Corporate Health Initiative vorgestellt. Im Fokus steht unter anderem die Frage des Einflusses und der Strukturen eines „nichtfinanziellen Unternehmensreportings“. Denn finanzielle Kennzahlen erlauben ein nur begrenztes Verständnis der internen Strukturen, Prozesse, Teil- und Gesamtergebnisse eines Unternehmens.

Eine wichtige Frage wird uns in diesem Zusammenhang zunehmend beschäftigen: Können wir es uns weiterhin leisten, Mitarbeiterbelange wie die Qualität der Unternehmenskultur oder der betrieblichen Beziehungen als Risiko- oder Kostenposition zu bezeichnen oder schlichtweg zu ignorieren? Eines ist klar: die weltweite Verbreitung des Coronavirus wird dem organisationalen Thema „Corporate Health Management“ eine weitaus stärkere Aufmerksamkeit garantieren, als das bisher der Fall gewesen ist.

Wir befinden uns in einem Paradigmenwechsel und die aktuelle Situation verändert viele herkömmliche Pfade und Strategien. Bei den Kennzahlen wird es darum gehen, das BGM-System als lernende Einheit zu betrachten, die neben den Frühindikatoren weitere darauf Einfluss nehmende Bedingungen und deren Folgen für das Betriebsgeschehen berücksichtigt und ins Verhältnis setzt.

Grafik: Universität Bielefeld, Bildrechte: BGM Bielefeld/Universität Bielefeld

Digital durch die Krise

Ohne digitale Vernetzung wäre die jetzige Situation noch schwerer zu meistern. So verwundert es kaum, dass bei aktuellen Erhebungen neben den klassischen Businessanwendungen die Social-Media Nutzung und E-Learning mit zweistellig höheren Nutzungszahlen angegeben werden.

So ergab die eco Verbands-Umfrage in Zusammenarbeit mit Civey, dass jeder vierte Deutsche (25,6 Prozent) derzeit verstärkt die Möglichkeiten von Home-Office und digitalem Arbeiten nutzt. Mit 73,1 Prozent und 50,4 Prozent setzen besonders Studierende (73,1 Prozent) und leitende Angestellte (50,4 Prozent) verstärkt auf digitale Tools in der Corona-Krise.  Allgemein festzustellen ist, dass eine breite Mehrheit von 68,8 Prozent die Auffassung vertritt, ohne digitale Technologien hätte die Corona-Krise Deutschland noch stärker getroffen.

Digitale Weiterbildung und E-Learning

Die entsprechenden Plattformen nutzen mit 28,9 Prozent verstärkt vor allem die 18-29-Jährigen und insgesamt 45,7 Prozent aller noch in Ausbildung befindlichen Deutschen. Gezielte Weiterbildung auf Basis des Qualifizierungschancengesetzes kann für Unternehmen zudem eine Lösung sein, um die Beschäftigten nicht in Kurzarbeit zu schicken. Im Rahmen dieser Weiterbildungsförderung können zum einen die Weiterbildungskosten wie Lehrgangskosten für den einzelnen Beschäftigten als Arbeitnehmerförderung übernommen werden und zum anderen können Arbeitsentgeltzuschüsse für weiterbildungsbedingte Arbeitsausfallzeiten an die Arbeitgeber (Arbeitgeberleistung) eingeplant werden. Mehr Infos dazu hat der  BVMW (Bundesverband mittelständische Wirtschaft) zusammengestellt.

 

Digitalwirtschaft und Home-Office Aspekte

Laut Bitkom-Studien empfehlen neun von zehn Unternehmen (89 Prozent) der Digitalwirtschaft ihren Mitarbeitern, im Home-Office zu arbeiten und zwei Drittel, also 64 Prozent, haben das sogar angeordnet.

Dem Thema Home-Office wollte der Videokonferenz- und Collaboration-Spezialist LogmeiIn nachgehen. Laut aktueller Marktumfrage mit One Poll wünschen sich 55 Prozent der Befragten in Deutschland permanent im Home-Office zu arbeiten. Wichtigster Vorteil in der Nennung: fast 80 Prozent der Deutschen nennen die Zeitersparnis hinsichtlich langer Pendelzeiten. Eine bessere Produktivität und allgemeine Zufriedenheit im Home-Office bestätigen ein Drittel der Befragten, die Flexibilität bei der Arbeitsgestaltung und der Einteilung der Arbeitszeit spielt aber eine größere Rolle: zwei von drei Arbeitskräften sehen hier den größten Vorteil. Die Herausforderungen bleiben natürlich: ständige Erreichbarkeit für Kinder, Hausarbeit vs. Arbeitspensum, fehlender direkter sozialer Kontakt zu den Teams und Kollegen.

Beim flexiblen Umgang mit der Home-Office Situation und dem entsprechenden Management sind Geschäftsführung und Führungskräfte besonders gefragt. Dazu gehört es die Herausforderungen des Home-Office gemeinsam mit den Mitarbeitern und offen zu diskutieren. Kreativität ist willkommen: in nicht wenigen Firmen gibt es schon die Verabredung zur „virtuellen Kaffeepause“.  Generell geht es aber um Kontinuität unter Berücksichtigung der individuellen Arbeitsform. Neue Regeln können sein: gemeinsame und individuelle Arbeitszeit, Kommunikationsprozesse, Erreichbarkeit oder Strukturen bei der Zusammenarbeit. Besonders wichtig: kontinuierliche Meetings, diese sind wichtig um trotz der räumlichen Distanz ein Team zu führen, welches gut zusammenarbeiten soll. Dabei steigt in der Regel durch den Austausch über den momentanen Arbeitsstand, tagesaktuelle Herausforderung oder Probleme auch das Wir-Gefühl und das Gefühl der sozialen Verantwortung.

Gedanken zum Weltgesundheitstag

Heute ist Weltgesundheitstag und natürlich ist im Jahr 2020 das Thema Gesundheit garantiert nicht nur ein begleitendes Tagesthema, sondern ein Anliegen mit höchster Priorität.

Deutschland griff 1954 erstmals den Weltgesundheitstag auf und begeht ihn seitdem jährlich am 7. April. Der Jahrestag 2020 widmet sich den Pflegenden und Hebammen, die WHO hat das ganze Jahr zum „International Year of the nurses and the midwives“ ausgerufen.

Zahlenticker: 1,6 Millionen Pflegekräfte sind in Deutschland in der Kranken- und Altenpflege sozialversicherungspflichtig beschäftig und 24.000 Frauen üben den Hebammenberuf aus. Angesichts der derzeitigen Coronavirus-Pandemie erhält die Würdigung dieser Berufsgruppen eine zusätzliche Bedeutung. Unter dem Hashtag #SupportNursesAndMidwives können Forderungen, Unterstützungsaktionen und ein individuelles Dankeschön gepostet werden.

Gesundheitsaktionen, Gemeinschaft live und digital, #WirVsVirus

Wie wichtig Wertschätzung und gemeinsame Aktionen in diesen Tagen sind zeigen die vielen Gesundheits- und Gemeinschaftsaktionen. Außerdem werden zahlreiche KI-Lösungen und Digitale Plattformen ins Leben gerufen, die schnelle Reaktionszeiten zulassen.

#WirVsVirus

Beginnen wir mit dem von der Bundesregierung initiierten #WirVsVirus-Hackathon. Diese Veranstaltung war bisher eine der größten digitalen Gemeinschaftsaktionen gegen das neue Coronavirus und seine Auswirkungen. Unter dem Hashtag #WirVsVirus hatte der Bund einen Hackathon durchgeführt, bei dem in 48 Stunden Ideen zu entwickeln waren, mit denen anderen Menschen in der Corona Krise geholfen werden kann. 40.000 Teilnehmer haben sich hier engagiert.

Gutenbot

Ein wichtiges Projekt entstand im Rahmen des Hackathon. In Rheinland-Pfalz wurde der Chatbot „GutenBot“ an der Universität Mainz entwickelt. Dieser beantwortet Online-Fragen rund um COVID-19. Der Name GutenBot steht dabei für das Kompositum aus Gutenberg, dem Namensgeber der Mainzer Universität und dem technologischen Begriff Chatbot.

Der digitale Service kann erste Fragen rund um die neue Lungenerkrankung beantworten, wobei sich der Chat mit einem Klick auf die blaue Sprechblase unter www.unimedizin-mainz.de aktivieren lässt. Dieser digitale Service soll auch dazu beitragen, den massiven Zustrom von Erstanfragen zu bewältigen. Die Anfrager erhalten so schnell und rund um die Uhr kompetente Einschätzung und Risikoabschätzung, im Chat mit dem Bot wird in wenigen Schritten abgeklärt, ob der Patient Symptome aufweist und ob der Arztbesuch empfehlenswert ist. Das Online-System funktioniert via Handy, Tablet oder am Computer, rund um die Uhr.

Medis4ÖGD – Freiwilligenbörse

Personalplanung kann durchaus unkonventionell realisiert werden. So können Medizinstudenten über eine neu eingerichtete Freiwilligenbörse die in der Corona-Krise überlasteten Gesundheitsämter unterstützen. Gemeinsam mit der Bundesvertretung der Medizinstudierenden in Deutschland (bvmd) hat der Bundesverband der Ärztinnen und Ärzte des Öffentlichen Gesundheitsdienstes (BVÖGD) diese Börse unter dem Namen „Medis4ÖGD“ gestartet.

Gesundheitskommunikation und Trends in der Umsetzung

Was wäre das Thema Gesundheit ohne zielgerichtete Kommunikation. Einen wichtigen Aspekt beim Umgang mit Gesundheitsthemen in der Wirtschaft zeigten schon die Evaluationen der letzten Jahre: Gesundheitskommunikation spielte in der Unternehmenslandschaft eine zunehmend wichtige  Rolle, so ergaben die EuPD Studien zum Corporate Health Management in Deutschland im Jahr 2019 unter anderem steigende Werte bei der Umsetzung im Bereich Gesundheitskommunikation.

Trend der Umsetzungsgrade des Bereichs Gesundheitskommunikation im Rahmen des Corporate Health Managements von 2013 bis 2019, Quelle: EuPD Research 2020

Allerdings gibt es zwischen den verschiedenen Branchen enorme Unterschiede. Die Finanzbranche nimmt hier eine Vorreiterrolle bezüglich einer gezielten und strategischen Gesundheitskommunikation ein.

Im Gesundheitswesen dagegen zeigen die Ergebnisse große Abweichungen und den Wunsch seitens der Belegschaft nach Verbesserungen in der internen Kommunikationsstruktur. Der Trend wird stark zunehmen, die Corporate Health Initiative verzeichnet schon jetzt zahlreiche Anfragen aus dem Mitgliedernetzwerk und Unternehmen, die neue HR- und Kommunikationsprozesse aufgesetzt haben.

Vor diesem Hintergrund wird im Rahmen der Bewerbungsphase um den Corporate Health Award 2020 dieses Jahr zum ersten Mal der Sonderpreis „Gesundheitskommunikation“ vergeben und damit die besten Unternehmen im Bereich vorbildlicher Kommunikationslösung zur Gesunderhaltung der Belegschaft  ausgezeichnet. Sonderpreispartner sind die Medienmarken MensHealth/WomensHealth.

Psychische Belastung – Analysen und Reaktionszeiten

In den letzten Jahren zählte die Zunahme der psychischen Belastung in allen Unternehmensbereichen zu den großen Herausforderungen für Krankenkassen und Arbeitgeber. Dies hat sich in der aktuellen Covid-19-Situation drastisch verschärft.

Neben den direkten gesundheitlichen Auswirkungen darf auch die psychische Belastung am Arbeitsplatz nicht vernachlässigt werden. Ein Großteil der Beschäftigten musste kurzfristig die Arbeit ins Homeoffice verlegen und steht daher einer völlig neuen und ungewohnten Arbeitssituation gegenüber. Der Arbeitsplatz ist oftmals nicht ergonomisch eingerichtet, der direkte Kontakt zu den Kollegen fällt plötzlich weg und gegebenenfalls sind auch noch gleichzeitig die Kinder zu beaufsichtigen – um nur einige Beispiele aufzuführen. Gleichzeitig stehen persönliche Sorgen und Ängste im Raum, wie sich die Pandemie entwickeln wird und welche weiteren Auswirkungen sie mit sich zieht. Allein diese Beispiele verdeutlichen, dass diese Faktoren bei der Bewältigung der aktuellen Herausforderung nicht vernachlässigt werden dürfen.

Unternehmen müssen somit diese Herausforderung ernst nehmen, um der Belegschaft zu zeigen, dass sie verlässlich zur Seite stehen und den Überblick behalten.  Mit Hilfe der psychischen Gefährdungsbeurteilung lassen sich starke Belastungssituationen, Ängste und Unsicherheiten erkennen. Daraus können entsprechende Handlungsableitungen für die Unternehmensstrategie und Unternehmenskommunikation abgeleitet und forciert werden, die zu den zentralen Bestandteilen des Krisenmanagements zählen.

Mit dem Instrument der psychischen Gefährdungsbeurteilung, können Arbeitgeber somit nicht nur dem gesetzlichen Anspruch gerecht werden, sondern auch eine schnelle Einschätzung treffen, wo und wie reagiert werden muss und welche Hilfsangebote realisiert werden können.

Themen wie dauerhafte Motivation in dezentralen Strukturen, Konfliktpotentiale, erhöhte psychische Belastung vieler Arbeitnehmer und die daraus resultierenden Maßnahmen wie Beratungs-Hotlines, direkte psychologische Unterstützung und weitere Themen zählen für Personalmanagement und BGM-Verantwortliche zum Basiswissen.  Im Zuge der Umsetzung kommen aber auch bei den Verantwortlichen Fragestellungen auf: Wie binde ich aktuell den Betriebsrat ein? Wie schnell komme ich an valide Ergebnisse und wie sind diese zu interpretieren? Welche Folgemaßnahmen sind realistisch?

Ein mögliches Vorgehen in dieser » Übersicht.